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PIM-Einführung
Das Wichtigste in Kürze:
→ Ein PIM-System erleichtert die zentrale Datenverwaltung in deinem Unternehmen und sorgt für konsistente Produktdaten.
→ Die Einführung eines PIM-Systems erfordert gründliche Vorbereitung auf verschiedenen Ebenen wie Zielsetzung, Analyse der aktuellen Datenlandschaft und Einbeziehung aller Stakeholder.
→ Die eigentliche Implementierung sollte stufenweise erfolgen: Starte mit einem MVP in ausgewählten Bereichen und rolle das PIM-System Schritt für Schritt auf alle anderen Bereiche aus.
Vorbereitung auf die PIM-Implementierung
Eine gründliche Vorbereitung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg deiner PIM-Einführung. Dabei geht es nicht nur um technische Voraussetzungen, sondern vor allem um ein klares Verständnis deiner Ausgangssituation und Ziele.
4 wichtige Fragen an dich selbst
Bevor du dich für ein PIM-System entscheidest, solltest du dir ehrlich folgende Fragen beantworten:
Auswahl des passenden PIM-Systems
Das richtige PIM-System ist entscheidend für den nachhaltigen Erfolg der Implementierung. Die unterschiedlichen PIM-Softwares bieten jeweils verschiedene Lösungen, die zu einem Unternehmen besser passen als zu einem anderen.
In unserem ausführlichen PIM-Softwarevergleich haben wir dir die wichtigsten Features und Funktionen führender PIM-Anbieter aufgeschlüsselt.
Falls du lieber eine persönliche Beratung wünschst, melde dich gerne bei uns – unsere Experten nehmen sich die Zeit für dich, um deine perfekte PIM-Lösung zu identifizieren.
Stakeholder einbinden
Hole frühzeitig alle relevanten Abteilungen ins Boot – von der Geschäftsführung über Marketing und Vertrieb bis hin zur IT. Denn die Einführung eines PIM-Systems betrifft unterschiedliche Bereiche, und deren Anforderungen sollten von Anfang an einfließen.
Vorbereiten deiner Systeme
Nachdem du Klarheit über deine Ziele und Anforderungen gewonnen hast, geht es an die technische Vorbereitung:
Bestandsaufnahme durchführen
Verschaffe dir einen vollständigen Überblick über alle bestehenden Datenquellen. Das umfasst nicht nur offensichtliche Systeme wie ERP oder CRM, sondern auch versteckte Datensilos in einzelnen Abteilungen (Excel-Listen, individuelle Notizen etc.).
Datenqualität prüfen
Schau dir den aktuellen Zustand deiner Produktdaten an. Wo gibt es Lücken, Duplikate oder veraltete Informationen? Diese Analyse erleichtert die Entscheidung, ob du die Daten vor oder nach der Migration bereinigst.
Systemlandschaft dokumentieren
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7 Tipps zur Einführung des PIM-Systems
Sind die Vorbereitungen abgeschlossen (Ziele definiert, Stakeholder eingebunden sowie deine Systemlandschaft analysiert und dokumentiert), geht es nun an die eigentliche Implementierung. Mit diesen 7 Tipps stellst du sicher, dass deine PIM-Einführung ein Erfolg wird:
1. Verantwortung der Geschäftsführung übergeben
Ein PIM-Projekt benötigt eine starke Verankerung auf Geschäftsführungsebene. Ohne Rückendeckung von oben fehlt oft die nötige Durchsetzungskraft, um Widerstände zu überwinden und Ressourcen freizusetzen. Die Geschäftsführung sollte das Projekt nicht nur absegnen, sondern aktiv vorantreiben und als strategische Investition kommunizieren.
Dennoch muss das gesamte Unternehmen in die Einführung einbezogen werden. Ein fehlendes Change Management und Enablement führen dazu, dass nicht jede Abteilung gleichermaßen mit dem neuen PIM arbeitet – und das Problem der Datenfragmentierung bleibt weiterhin bestehen.
Unser Tipp: Definiere einen Executive Sponsor, der regelmäßig über den Projektfortschritt informiert wird und bei Bedarf Entscheidungen auf Führungsebene herbeiführen kann. Unterweise alle Mitarbeiter außerdem in Schulungen, bei denen sie über die richtige Nutzung des PIM-Systems sowie dessen wahren Vorteile lernen.
2. Rahmenbedingungen für Datensicherheit
Produktdaten sind ein wertvolles Gut und müssen dementsprechend geschützt werden. Im PIM-Kontext bedeutet Datensicherheit mehr als klassische IT-Security:
- Rollen und Berechtigungen: Wer darf welche Daten sehen, bearbeiten oder freigeben? Ein Produktmanager benötigt andere Rechte als ein externer Übersetzer. Definiere Rollen entlang deiner realen Workflows.
- Workflow-basierte Freigaben: Kritische Änderungen – etwa an Preisen oder Compliance-relevanten Angaben – sollten einen Freigabeprozess durchlaufen, bevor sie in die Ausgabekanäle gelangen.
- Versionierung: Dein PIM sollte Änderungen an Produktdaten versionieren. So kannst du bei Fehlern auf frühere Stände zurückgreifen und nachvollziehen, wer wann was geändert hat.
- Datenhoheit klären: Besonders bei Lieferantendaten: Wer ist die „Single Source of Truth“ für welches Attribut? Diese Frage frühzeitig zu klären, verhindert spätere Konflikte.
3. Stufenweise Implementierung
Ein geläufiger Fehler bei der PIM-Einführung ist, alles auf einmal umsetzen zu wollen. Ein „Big Bang“-Ansatz führt jedoch häufig zu Überforderung und dadurch zu Verzögerungen sowie Frustration bei allen Beteiligten.
Setze stattdessen auf eine stufenweise PIM-Implementierung:
- Phase 1 – MVP (Minimum Viable Product): Starte mit einem klar abgegrenzten Bereich, etwa einer einzelnen Produktkategorie oder einem einzelnen Vertriebskanal. So sammelst du erste Erfahrungen und kannst Prozesse optimieren, bevor du sie flächendeckend nutzt.
- Phase 2 – Erweiterung: Integriere schrittweise weitere Produktbereiche, Datenquellen und Ausgabekanäle. Nutze dabei die Learnings aus Phase 1.
- Phase 3 – Vollbetrieb: Erst wenn alle hinzugefügten Prozesse stabil laufen, gehst du in den Vollbetrieb und bindest sämtliche Systeme und Kanäle an.
Dieser Ansatz reduziert Risiken, schont Ressourcen und sorgt für schnelle, sichtbare Erfolge, die das Projektteam motivieren.
4. Achte darauf, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird
Klingt zunächst paradox, passiert aber häufiger als gedacht: Das PIM-System, das eigentlich Datensilos auflösen soll, wird selbst zum isolierten System. Das geschieht, wenn die Integration in deine bestehende IT-Landschaft vernachlässigt wird.
Ein PIM entfaltet seinen vollen Mehrwert erst durch nahtlose Vernetzung:
- ERP-System: Stammdaten wie Artikelnummern, Preise und Lagerbestände fließen automatisch ins PIM – und Änderungen synchronisieren sich bidirektional.
- DAM-System: Bilder, Videos und Dokumente werden zentral verwaltet und mit Produktdaten verknüpft. Ohne diese Verbindung pflegst du Assets doppelt.
- CMS-System: Das CMS greift auf alle relevanten Inhalte aus dem PIM-System zu und ermöglicht dir, eine ansprechende Benutzeroberfläche für deine verschiedenen Kanäle zu bauen.
- E-Commerce-Plattform: Produktinformationen werden direkt in deinen Onlineshop ausgespielt – idealerweise über eine API-Schnittstelle in Echtzeit.
- Klassifikationsstandards: Systeme wie eCl@ss, ETIM oder GS1 ermöglichen den standardisierten Datenaustausch mit Handelspartnern und Marktplätzen.
Unser Tipp: Achte bei der Systemauswahl auf offene Schnittstellen (APIs) und vorhandene Standard-Konnektoren. So stellst du sicher, dass dein PIM zum Herzstück deiner Datenlandschaft wird – und nicht zur Insellösung.
Info
PIM und andere Verwaltungssysteme
Wenn du wissen möchtest, in welchen Situationen PIM-Systeme mit anderen gängigen Datenverwaltungs-Systemen optimal harmonisieren, können wir dir unsere Systemvergleiche empfehlen:
5. Definiere die Struktur deines Datenmodells
Das Datenmodell ist das Fundament deines PIM-Systems. Es legt fest, wie Produkte, Attribute, Kategorien und Beziehungen strukturiert sind. Ein sauber konzipiertes Datenmodell erleichtert die tägliche Arbeit und macht das System zukunftsfähig.
Diese Fragen helfen dir bei der Konzeption:
- Produkthierarchien: Wie sind deine Produkte gegliedert? Denke an Kategorien, Unterkategorien und Produktfamilien.
- Attribute: Welche Eigenschaften beschreiben deine Produkte? Unterscheide zwischen globalen Attributen (gelten für alle Produkte) und kategoriespezifischen Attributen.
- Varianten und Bundles: Wie gehst du mit Größen, Farben oder Produktpaketen um? Definiere klare Regeln für die Variantenbildung.
- Beziehungen: Welche Verbindungen gibt es zwischen Produkten? Zum Beispiel Zubehör, Cross-Selling-Artikel oder Ersatzteile.
- Lokalisierung: Benötigst du Produktinformationen in mehreren Sprachen oder für unterschiedliche Märkte?
Unser Tipp: Orientiere dich am Konzept des „Golden Record“ – einem Master-Datensatz, der alle Informationen enthält, die du für sämtliche Ausgabekanäle benötigst. Der Golden Record bezeichnet die umfassendste, genaueste und verlässlichste Repräsentation einer Entität (z. B. Kunde, Produkt, Lieferant etc.). So vermeidest du Redundanzen und stellst die Konsistenz deiner Produktinformationen sicher.
6. Datenbereinigung vor oder nach der Datenmigration?
Die Datenmigration ist oft der anspruchsvollste Teil einer PIM-Einführung. Die zentrale Frage ist dabei: Sollst du deine Daten vor oder nach der Migration bereinigen?
Option A: Bereinigung vor der Migration
- Vorteil: Du startest mit sauberen Daten; Fehler und Altlasten werden nicht übernommen.
- Nachteil: Der Projektstart verzögert sich (besonders bei großen Sortimenten) erheblich.
Option B: Bereinigung nach der Migration
- Vorteile: Ein schnellerer Go-live; moderne PIM-Systeme bieten zudem meist bessere Werkzeuge zur Datenbereinigung als deine Altsysteme.
- Nachteil: Du arbeitest zunächst mit unsauberen Daten, was in der Übergangszeit zu Fehlern in den Ausgabekanälen führen kann.
Option C: Hybrider Ansatz (Unsere Empfehlung)
Wir empfehlen für die meisten PIM-Einführungen, vor der Migration eine Basisbereinigung durchzuführen:
- Vor der Migration: Entferne Karteileichen (nicht mehr geführte Produkte), offensichtliche Duplikate und korrigiere strukturelle Fehler im Datenmodell.
- Nach der Migration: Nutze die Validierungsregeln deines PIM-Systems, um fehlende Pflichtattribute zu identifizieren, Texte zu optimieren und Medien anzureichern.
- Vorteil: Du gewinnst Geschwindigkeit, ohne Qualität zu opfern.
7. Richte deine Ausgabe-Kanäle ein
Das PIM-System ist kein Selbstzweck – es dient dazu, deine Produktinformationen effizient an alle relevanten Kanäle auszuspielen. Dabei reicht es nicht, Daten einfach zu exportieren, denn jeder Kanal hat eigene Anforderungen an Format, Umfang und Struktur:
- Dein Onlineshop benötigt ausführliche Beschreibungen und hochauflösende Bilder.
- Marktplätze (wie Amazon, eBay etc.) verlangen spezifische Attribut-Mappings und Bullet Points.
- Ein Printkatalog braucht CMYK-Bilder und definierte Textlängen.
- Deine B2B-Partner erwarten gegebenenfalls eCl@ss-konforme Datenblätter.
Die Lösung? Definiere für jeden Kanal ein eigenes Ausgabeprofil:
- Welche Attribute werden wirklich benötigt?
- In welchem Format müssen Daten geliefert werden (XML, JSON, CSV etc.)?
- Welche Transformationen sind nötig (Textkürzungen, Bildkomprimierung, Einheitenumrechnung etc.)?
- Wie oft muss der Kanal aktualisiert werden (in Echtzeit, täglich, wöchentlich)?
Mit einem guten PIM-System wie novomind iPIM oder Akeneo kannst du diese Profile einmalig konfigurieren und die Ausspielung automatisieren. So stellst du sicher, dass jeder Kanal genau die Daten erhält, die er benötigt.
piazza blu implementiert dein PIM-System effizient und reibungslos
Nun hast du einen umfassenden Überblick, worauf es bei der PIM-Einführung ankommt. Doch zwischen Theorie und erfolgreicher Umsetzung liegt oft ein großer Unterschied: Welches PIM-System ist wirklich das beste für dich? Was machst du, wenn ungeplante Komplikationen dazwischenkommen?
Genau hier kommen die Experten von piazza blu ins Spiel: Wir kümmern uns um deine PIM-Implementierung, vom Konzept über die Umsetzung bis hin zur langfristigen Optimierung.
Unser Ansatz: MVP statt Big Bang
Wir arbeiten mit einem MVP-Ansatz (Minimum Viable Product). Das bedeutet, eine erste funktionsfähige Version deines PIM-Systems ist bereits nach wenigen Monaten nutzbar. Im Regelfall erreichst du den MVP nach etwa drei Monaten – mit vollständigem Datenmodell, funktionierendem Produktimport, definierten Workflows sowie eingerichteten Rollen und Rechten. Ab hier kannst du dein neues PIM-System bereits nutzen.
Nach dem Go-live beginnt die nachhaltige Optimierung. Durch die tägliche Nutzung des Systems erkennst du, wo Nachbesserungsbedarf besteht. Mit unserem After-Go-live-Support und der kontinuierlichen Weiterentwicklung stimmen wir dein PIM-System in den folgenden Monaten immer besser auf deine Anforderungen ab.
Agiles Arbeiten
Wir halten nichts davon, auf jedes Projekt die gleiche Schablone zu legen. Stattdessen finden wir eine individuelle Lösung, die zu deinem Unternehmen passt. Zu Beginn klären wir dafür gemeinsam die Rollen und damit verbundenen Aufgaben und Anforderungen.
Unsere Arbeitsweise basiert auf den agilen Prinzipien „Inspect“ und „Adapt“: Mit Dailys, Refinements und Reviews stellen wir sicher, dass dein Projekt stets auf Kurs bleibt, und passen es flexibel an, wenn sich Anforderungen ändern sollten.
Warum piazza blu?
Wir bringen das nötige Know-how für deine PIM-Einführung mit:
- Über 7 Jahre Erfahrung in der Implementierung komplexer PIM-Projekte.
- Starkes Partnernetzwerk mit führenden PIM-Anbietern wie Akeneo und novomind.
- Betreuung von der ersten Beratung über die eigentliche Implementierung bis hin zum nachhaltig laufenden Betrieb.
- Wir verstehen uns als Teil deines Teams, nicht nur als externen Dienstleister.
Vereinbare jetzt dein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch. Wir nehmen uns die nötige Zeit, um deine Ziele und Wünsche im Detail zu besprechen, und geben dir eine transparente Einschätzung zu deinem PIM-Projekt.
FAQs
PIM verbessert die Datenqualität deiner Produktinformationen, woraus sich unter anderem folgende Vorteile für dich ergeben:
- Schnellere Time-to-Market
- Bessere Kundenkommunikation und zufriedenere Kundschaft
- Weniger Kaufabbrüche → höhere Conversion Rate
- Einfachere Datenanalyse
- Unkomplizierter Omnichannel-Vertrieb
Mit einem MVP-Ansatz kannst du dein PIM-System oftmals schon nach etwa 3 Monaten nutzen. Allerdings ist die tatsächliche Dauer von einigen Faktoren wie der vorliegenden Datenmenge oder -qualität abhängig. Ein kleineres PIM-Projekt im Mittelstand mit Standardschnittstellen kann bereits in 4–6 Wochen umgesetzt werden. Große Projekte bei Konzernen mit Vollsortiment laufen auch mal 12 Monate und länger.
Die Kosten eines PIM-Systems schwanken je nach Software-Anbieter und den individuellen Voraussetzungen deines Unternehmens. Ein verbindliches Angebot erhältst du von uns in der persönlichen Beratung.
Let's talk
Torben Moyzio
Team Lead PIM
Ein neues Projekt steht an? Unsere Experten helfen dir es erfolgreich umzusetzen!
