Die wichtigsten PIM-Prozesse einfach erklärt

PIM-Prozesse sind strukturierte Arbeitsabläufe im Rahmen des Product Information Managements (PIM). Sie sorgen dafür, dass deine Produktdaten systematisch erfasst, verwaltet und an die verschiedenen Vertriebskanäle ausgespielt werden. Die Prozesse bilden das Rückgrat deines Produktinformationsmanagements und haben das Ziel, die Effizienz deiner Geschäftsprozesse zu maximieren und eine konsistente und genaue Produktdarstellung zu gewährleisten.

Der zentrale Datenimport bildet die Grundlage deines PIM-Systems. Er entscheidet über die Qualität aller nachfolgenden Prozesse. Hier werden alle relevanten Produktinformationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und in dein zentrales System eingespeist. Mögliche Quellen sind unter anderem interne Systeme wie ERP-Software, externe Lieferantendaten, Excel-Tabellen oder bereits bestehende Produktkataloge.

Tipp! Bei der Planung deines Datenimports solltest du zunächst eine umfassende Bestandsaufnahme aller verfügbaren Datenquellen durchführen. Identifiziere dabei nicht nur die offensichtlichen Quellen wie dein ERP-System, sondern auch versteckte Datensilos in verschiedenen Abteilungen.

Die Datenbereinigung umfasst die Identifikation und Behebung offensichtlicher Fehler und sorgt für weitere Konsistenz. Automatisierte Validierungsregeln helfen dir dabei, typische Probleme wie falsche Formatierungen oder unplausible Werte zu erkennen. Beispielsweise sollte ein Gewichtsfeld keine negativen Werte enthalten oder ein Preisfeld keine Buchstaben. Solche Regeln kannst du einfach in PIM-Systemen hinterlegen und automatisch anwenden.

Bei der Datenanreicherung geht es darum, vorhandene Basisinformationen um wertvolle Details zu erweitern. Das können technische Spezifikationen, ausführliche Produktbeschreibungen, Anwendungshinweise oder Medien wie Bilder und Videos sein. Die zusätzlichen Informationen verbessern nicht nur die User-Experience, sondern auch die Auffindbarkeit deiner Produkte in Suchmaschinen und auf Marktplätzen.

Die Datenklassifizierung schafft Ordnung in deinem Produktuniversum und die Möglichkeit einer intuitiven Navigation für interne Nutzer und deine Kunden. Bei einer durchdachten Produktklassifizierung gruppierst du ähnliche Produkte und definierst hierarchische Strukturen, die sowohl für Menschen als auch für Systeme verständlich sind.

Tipp! Bei der Entwicklung deiner Klassifizierungsstruktur solltest du dich in verschiedene Perspektiven hineinversetzen: Die technische Abteilung denkt möglicherweise nach funktionalen Eigenschaften, das Marketing eher in Zielgruppen oder Anwendungsbereichen. Eine ausgewogene Struktur mit Multi-Kategorisierung berücksichtigt unterschiedliche Sichtweisen, da du einzelne Produkte mehreren Kategorien zuordnen kannst.

Wenn dein Unternehmen internationale Märkte bedient, ist die genaue Lokalisierung von Produktinformationen entscheidend. Ein PIM-System erlaubt dir, Produktdaten übersichtlich in verschiedenen Sprachen zu verwalten und die Informationen zielgruppengerecht aufzubereiten. Der Eintritt in globale Märkte fällt dir damit einfacher, da du Beschreibungen ordentlich in der jeweiligen Sprache anbieten kannst.

Tipp! Stelle dir folgende Fragen, wenn du neue Märkte erschließen möchtest: Welche Sprachen sind erforderlich? Gibt es kulturelle Besonderheiten zu beachten? Welche rechtlichen Anforderungen gelten in verschiedenen Ländern? Berücksichtige bereits bei der Systemkonfiguration die Anforderungen verschiedener Märkte, um später aufwändige Anpassungen zu vermeiden.

Die Qualitätskontrolle ist der letzte interne Flaschenhals eines erfolgreichen PIM-Systems und bestimmt über das Vertrauen, das Kunden in deine Produktinformationen haben. Mit automatisierten Validierungen und manuellen Freigabeprozessen (für kritische Informationen) stellst du sicher, dass nur korrekte und vollständige Daten in deine Vertriebskanäle gelangen.

Tipp! Mehrstufige Qualitätsprüfungen helfen dir, die verschiedenen Aspekte deiner Produktdaten abzudecken. Beispiel: Technische Validierungen prüfen Datenformate, Vollständigkeit und Konsistenz, inhaltliche Prüfungen hingegen die fachliche Korrektheit und Verständlichkeit der Informationen. Definiere klare Qualitätskriterien für verschiedene Produktkategorien und dokumentiere sie in einer Guideline für alle Beteiligten.

Im Freigabeprozess werden nur qualitätsgeprüfte und vollständige Produktinformationen für die Publikation freigegeben. Mit einem Status-Tracking kannst du jederzeit sehen, welche Produkte sich in welcher Freigabestufe befinden und wo möglicherweise Engpässe auftreten.

Eine durchdachte Distributionsstrategie sorgt letztlich dafür, dass jeder Kanal die optimalen Informationen in der passenden Form erhält (z. B. können E-Commerce-Plattformen hochauflösende Medien und umfangreiche Produktbeschreibungen verwenden, Apps benötigen eher komprimierte Daten, um Ladezeiten gering zu halten). Die Datenverteilung erfolgt über API-Schnittstellen und automatisierte Export-Prozesse, die für jeden Vertriebskanal spezifische Datenformate und -strukturen bereitstellen.

Die Integration eines PIM-Systems in deine bestehende IT-Landschaft entscheidet über den langfristigen Erfolg deines Produktdatenmanagements. Ein isoliertes PIM-System kann sein wahres Potenzial nicht voll entfalten. Erst durch die nahtlose Vernetzung mit ERP-Systemen, CRM-Software und anderen Unternehmenssystemen entsteht ein durchgängiger Datenfluss und der maximale Mehrwert für dein Unternehmen.

Aus diesem Grund ist auch die Kombination aus PIM-System und E-Commerce bei Unternehmen sehr beliebt. Ein PIM-System integriert sich nahtlos in deine E-Commerce-Strukturen und regelt dort zentral den Import, die Verwaltung und die Ausgabe der Produktinformationen. Das eliminiert lästiges Datenchaos und stellt strukturierte Daten – intern sowie extern – zur Verfügung.