Was ist PIM?
von Michael Steinfort
, am 8. Juni 2020

Was ist PIM (Produktdaten-Informations-Management)? 

Wie der Name sagt, geht es bei PIM um die Verwaltung von Produktinformationen. Produktdatenmanagement mit PIM umfasst die Erfassung, Pflege und Aufbereitung von Produktdaten und deren Bereitstellung für verschiedene Ausgabekanäle. Der Begriff PIM wird sinngleich für den Prozess der Pflege von Produktdaten als auch für eine Software zum Produktdatenmanagement verwendet werden.

Ein physisches Produkt wird im PIM mit Texten (Attribute), Bildern und/oder Videos auf Basis seiner Eigenschaften beschrieben. So kann sich ein Nutzer ein Bild über das Produkt machen, ohne dass er das physische Produkt in seinen Händen hält.

Kernnutzen

PIM stellt die Bereitstellung der von Herstellern, Händlern, Marktplätzen und Endkunden benötigten Produktinformationen einheitlich in analogen (Print) und digitalen Kanälen sicher. Die Pflege der Produktdaten wird vereinfacht. 

Digitaler Zwilling

Mit einem PIM-System (Software) verwalten Hersteller und Händler in B2B- und B2C-Geschäftsmodellen die digitale Kopie des physischen Produkts. Produktdaten werden als „Digitaler Zwilling“ bezeichnet. Sie bilden das physische Produkt digital ab. Besonders relevant ist die Qualität des Digitalen Zwillings in digitalen Verkaufskanälen (E-Commerce, Shops, digitale Marktplätze). Die Produktdatenqualität des Digitalen Zwillings ist ein Differenzierungsmerkmal für den Anbieter dieses Produktes.

Rückblick

Historisch hieß PIM früher Katalogmanagement und war die Grundlage für die Produktion papiergebundener Kataloge. Der Begriff PIM hat sich im Zuge des beginnenden E-Commerce um das Jahr 2000 etabliert. Seit 2018 ist durch den amerikanischen Analysten Forrester der Begriff in Richtung PXM (Produkt Experience Management) erweitert. In Deutschland ist aktuell der Begriff PIM geläufig und PXM nur unter Experten bekannt.

PIM bei Herstellern

Produktdaten befinden sich häufig in vielen Systemen bei Herstellern. PLM- und ERP-Systeme verwalten die interne Sicht auf das Produkt (Wie stelle ich das Produkt her?). Das PIM beim Hersteller übernimmt die Aufgabe, das Produkt für die Zielkunden zu beschreiben und damit den Digitalen Zwilling für Marketing und Vertrieb optimal aufzubereiten.

PIM bei Händlern

Händler haben zusätzlich die Aufgabe, Produktdaten von Herstellern einzusammeln und zu verarbeiten. ERP- und Logistik-Systeme verwalten die interne Sicht auf das Produkt (Wie bringe ich das Produkt schnell zum Endkunden?). Das PIM beim Händler übernimmt ebenfalls die Aufgabe, das Produkt für die Zielkunden zu beschreiben und damit den Digitalen Zwilling für Marketing und Vertrieb optimal aufzubereiten. Im PIM eines Händlers erfolgt zusätzlich oft die Sortimentsteuerung. Neue Produkte werden angefragt und neue Lieferanten gelistet.

PIM Software

PIM ist eine Softwaretechnologie: Spezielle Softwarelösungen importieren und strukturieren Daten, unterstützen mit Workflows, prüfen mit Regeln, bieten Frontends zur manuellen Pflege, integrieren automatische Tools zur Texterstellung, ermöglichen die zentrale Speicherung und leiten Produktdaten automatisch an zu versorgende Kanäle aus. Alle Produktinformationen werden in der PIM-Software zusammengefasst. Häufig ist das zentralisierte PIM-System eines Unternehmens die Quelle mit dem höchsten Vertrauen in die Produktdaten (Single Source of Truth) und mit der höchsten Produktdatenqualität.

PIM als Prozess im Unternehmen

Produkt-Informations-Management ist eine Disziplin bzw. ein Prozess innerhalb der Unternehmen. Kennzeichnend für PIM-Prozesse ist die Beteiligung von vielen Fachbereichen. Produktentwicklung, Produktmanagement, Einkauf, Rechtsabteilung, Marketing und Vertrieb profitieren von der gemeinsamen Sicht auf die gleichen Produktinformationen. Häufiger Treiber von PIM in Unternehmen sind Marketing und Vertrieb, da ein exzellentes Produktdatenmanagement direkt auf den Umsatz einzahlt. 

Das Diagramm zeigt den Produktinformationsmanagementprozess in vereinfachter Form.

Das Diagramm zeigt den Produktinformationsmanagementprozess in vereinfachter Form. Informationen aus verschiedenen Quellen werden durch das PIM importiert. 

Im PIM-System erfolgt eine Klassifizierung (Strukturierung) der Produktdaten. Produktdaten werden im PIM durch Regeln überprüft. Produktinformationen werden manuell oder automatisch angereichert und gegebenenfalls vielfach übersetzt und kontinuierlich überprüft. Die Produktdaten jedes einzelnen Digitalen Zwillings sollen dabei vollständig, korrekt und konsistent sein. Hinterlegte Regeln im PIM-System stellen eine hohe Datenqualität sicher.

Die Produktdaten werden für beliebig viele Ausgabekanäle zur Verfügung gestellt. Je Kanal kann dabei der Digitale Zwilling angepasst sein, um den Zielgruppen auf diesem Kanal ein optimales Produkterlebnis zu bieten (Product Experience Management, s.o.).

Wann brauche ich ein PIM?

Die Unternehmensgröße ist nur eines der möglichen Kriterien zur Prüfung, ob ein PIM-System sinnvoll ist. Weitere Kriterien sind z.B.:

  • Anzahl der verkaufsfähigen Produkte 
  • Zahl der produktbeschreibenden Eigenschaften (Attribute)
  • Vielfalt der Varianten der Produkte (z.B. Größen, Farben, Marken, …)
  • Internationalisierung (z.B. Länder, Regionen, Sprachen, …)
  • Personalisierung von Produktinformationen für Zielgruppen (jung / alt, Frau / Mann, …) 
  • Rotation der Produkte, d.h. wie sehr verändern sich die Produkte und Sortimente über die Zeit
  • bei Händlern: Wie häufig müssen neue Lieferanten mit neuen Sortimenten aufgenommen werden?
  • Aufbereitung der Produktdaten für viele Ausgabekanäle (z.B. für eigene Printerzeugnisse, eigener Shop, eigene mobile App, eigenen Vertrieb, Multiplikatoren wie Händler, Point of Sales im Ladengeschäft, Marktplätze wie Amazon, …) 

Abgrenzung zu anderen Softwarelösungen

Shop: E-Commerce-Systeme haben die Fähigkeit, Produktdaten zu verwalten und im Shop darzustellen. E-Commerce-Systeme halten ein Datenmodell vor, das für den Ausgabekanal Shop optimiert ist. Eine medienneutrale Verwaltung von Produktdaten ist im Shop nicht möglich.

ERP-Systeme: In Abgrenzung zu ERP-Systemen ist das Datenmodell im PIM einfach zu verändern. Medienneutrale Verwaltung von Produktdaten, Klassifizierung, Taxonomien, Vererbung, Verwaltung von digitalen Assets wie Bildern, Übersetzungen und Aufbereitung für beliebige Ausgabekanäle sind Anforderungen, die ein ERP-System nicht erfüllt.

DAM-Systeme: Systeme zur Verwaltung von digitalen Assets (Bildern und Videos) können oft Attribute und Produktdaten verwalten. Klassifizierung, Übersetzungen, Vererbung und kanalspezifischer Ausgabe ist nicht möglich.

CMS-Systeme: (Web-) Content-Management-Systeme sind für die Verwaltung von unstrukturiertem Content optimiert. Redaktionelle Inhalte lassen sich hervorragend erstellen. Varianten, Vererbung, Klassifizierung, Multi-Taxonomien und die kanalspezifische Ausgabe fehlen für professionelles Produktdatenmanagement. CMS-Systeme skalieren nicht mit der Anzahl von vielen zehntausenden bis Millionen Produkten.

Systeme für die Marktplatzversorgung: Diese Systeme bringen viele Ausgabeformate für die Anbindung digitaler Marktplätze mit. Die Ausgabekanäle definieren das Datenmodell. Das Datenmodell ist durch den Kunden nicht frei definierbar. In Sachen Multi-Taxonomie, Vererbung, Assetmanagement und Flexibilität im Datenmodell fehlt es diesen Lösungen an funktionaler Tiefe.

MDM-Systeme: Diese Softwarelösungen haben Ihre Kernstärke darin, Informationen aus vielen Systemen zusammenzuführen. MDM-Systeme garantieren eine Wahrheit (Single Source of truth) für Stammdaten. Es werden z.B. Kundendaten, Produktdaten, Lieferantendaten, Rechnungsdaten konsolidiert. Die Datenbereitstellung hat keinen vertrieblichen Fokus und ist nicht spezialisiert auf Produktdaten. MDM-Projekte unterstützen Data Governance, die der Dynamik von vertrieblichen Anforderungen zuwiderläuft. 

Strategische Einordnung von PIM

PIM hat sich von einer einstigen Nischendisziplin zur Katalogerstellung zu einer wichtigen Säule der Digitalisierung für Händler und Hersteller entwickelt. PIM-Software ist das Fundament für aktuelles Marketing- und E-Commerce mit Produkten und Services. 
Die besten Produktdaten in der Branche sind heute Zielvorgaben aus Geschäftsführung und Vorstand. Qualitativ hochwertige Produktdaten in Echtzeit verfügbar zu haben, ermöglicht Unternehmen in unsicheren Zeiten rasch neue Vertriebswege zu gehen. Mehr strategische Optionen und Handlungsfähigkeit in Sachen Produktdatenmanagement stellen Handlungsfähigkeit sicher. Das eigene Geschäftsmodell wird damit in der Geschwindigkeit des Marktes verändert.

Aktuelle Hersteller von PIM-Systemen findet man z.B. beim Analysten Forrester „Product Information Management, Q1 2020“ oder Gartner „Master Data Management Solutions Market 2020

Noch mehr über den konkreten Nutzen von PIM erfahrt ihr im piazza blu Blogbeitrag „Warum PIM nutzen?“.

Weitere Infos zu unserem PIM-Angebot gibt’s hier.